Legal Document
UIX S.A.S (NIT 902061222-1) is a digital design and technology studio based in Junín (Cundinamarca), Colombia. We specialize in inclusive digital solutions, including the Acceasy sign-language accessibility services: Acceasy Web, Player, Live, Dive and Meet.
UIX S.A.S is the controller of the personal data described in this policy. The policy covers our website and our billing and client area at u-i-x.com/billing, where you subscribe to Acceasy Meet, request and accept quotes, pay orders and contract installments, and download your invoices.
Address: Finca El Barzal, Vereda San Pedro, Junín, Cundinamarca, Colombia · Phone: +57 318 463 5156 (WhatsApp) · +1 672 888 2058 · Email: info@u-i-x.com
We only collect the data we need for what you ask us to do.
Appointments and inquiries. When you contact us or book an appointment:
Billing details. When you subscribe, accept a quote or pay an order:
Your account. Your email address identifies your account. To sign in to the client area, we email you a single-use link. After your first Acceasy Meet payment, we create your Acceasy Meet account with your name and email address.
Quotes, orders and contracts. What you tell us about the service you need — for example the pages of your website and their word counts (Acceasy Web), the titles, durations and links of your videos (Acceasy Player), your rooms and exhibits (Acceasy Dive) or the details of your event (Acceasy Live) — and the resulting quotes, contracts, installments and their status.
Payments. The amount, currency, date, status and reference of each payment, the payment method, the exchange rate used and your invoice numbers. For card payments we keep only the card brand and its last four digits: your full card details go directly to Wompi and never reach our servers. For bank transfers, Global66 reports to us the amount, the date and the sender name given by the bank.
Material for Acceasy Player orders. The videos and interpreting clips you upload, or the links you give us, through the upload link we send you after payment.
Technical data. Your IP address, used for a short time to limit repeated requests and protect the service against abuse, and the session cookie described in section 11 when you sign in to the client area.
We do not ask for sensitive personal data (such as health, ethnic origin or political opinions).
This policy is governed by Law 1581 of 2012 (General Data Protection Law), Decree 1377 of 2013 and Law 1266 of 2008 (Habeas Data Law) of the Republic of Colombia, and their regulatory decrees.
We process your data based on your prior, express and informed authorization, given when you submit the contact form or booking modal on our website, or when you accept the personal data authorization at checkout or when you accept a quote.
We also process the data that Colombian law requires us to keep, such as the data on your electronic invoices, to comply with our legal and tax obligations.
Your data is used exclusively to:
We do not sell, rent, or share your data with third parties for commercial purposes.
This is what happens to the content of the meetings held on Acceasy Meet:
We never record whether a participant used the interpreter overlay or the captions, because that could reveal a hearing disability, which is sensitive data.
We share your data only with the providers we need to run our services, and only the data each of them needs:
Some of these providers store or process data outside Colombia: Hostinger in the United States, Hetzner in Germany and the United States, Global66 through its account in the United States, Cloudflare on its global network, LiveKit Cloud on its global network (with servers near participants in Colombia, the United States and Europe), and Deepgram and Anthropic in the United States.
We make these transfers to provide the services you contract with us and with your authorization, as article 26 of Law 1581 of 2012 allows.
Appointments and inquiries: only for as long as necessary to fulfill the purpose for which the data was collected — typically the duration of the appointment process plus a reasonable follow-up period (no more than 12 months unless you become a client). After this period, your data is deleted or anonymized.
Customers: we keep your billing details, orders, contracts, payments and invoices while you are a customer, and afterwards for as long as Colombian tax and commercial law requires us to keep accounting and invoicing records.
Material for Acceasy Player orders: deleted automatically 90 days after the delivery date, and material that was never sent is deleted 30 days after the upload link expired. You can ask us to delete your material earlier.
Sign-in and technical data: sign-in links expire after 30 minutes, and sessions after 30 days or when you sign out; expired ones are deleted. IP addresses used to limit repeated requests are deleted after about one day.
Acceasy Meet: the consent records that participants give when joining a meeting are deleted after two years.
Under Colombian law, you have the right to:
To exercise any of these rights, contact us at info@u-i-x.com, by phone at +57 318 463 5156 (also WhatsApp) or +1 672 888 2058, or by mail at Finca El Barzal, Vereda San Pedro, Junín, Cundinamarca, Colombia. For a claim, include your name and identity document, a description of the facts, your address, and any documents you want us to consider.
We will respond within the legally established timeframe (10 business days for queries, extendable by up to 5 more; 15 business days for claims, extendable by up to 8 more). If we need more time, we will tell you why before the deadline.
We apply reasonable technical and organizational measures to protect your data against unauthorized access, loss, or disclosure. For example, the billing and client area is served over encrypted connections (HTTPS), sign-in links and session identifiers are stored only in hashed form, and we never receive your full card details.
The upload link for Acceasy Player material is personal: anyone who has it can use it, so please do not share it. Communication via email and WhatsApp is subject to the security measures of those platforms.
Our website does not use tracking cookies or third-party analytics tools that collect personal data.
The billing and client area sets one cookie, ms_session, only when you sign in to the client area. It holds a random session identifier that keeps you signed in. It is strictly necessary, cannot be read by scripts on the page, is sent only over HTTPS and only to u-i-x.com/billing, and lasts 30 days or until you sign out.
The billing and client area also remembers your language choice in your browser’s local storage, and the sign-language widget on our product pages stores your chosen sign language and whether you have seen its tour in your browser’s storage. Neither is used for tracking.
If you pay through Wompi, Wompi’s payment window is loaded from Wompi and is subject to Wompi’s own policies. If any of this changes, this policy will be updated.
We may update this policy. Changes will be published on this page with an updated date. We will tell you about substantial changes before they apply, by email if you are a customer.
Documento Legal
UIX S.A.S (NIT 902061222-1) es un estudio de diseño digital y tecnología con sede en Junín (Cundinamarca), Colombia. Nos especializamos en soluciones digitales inclusivas, incluidos los servicios de accesibilidad en lengua de señas Acceasy: Acceasy Web, Player, Live, Dive y Meet.
UIX S.A.S es el responsable del tratamiento de los datos personales descritos en esta política. La política cubre nuestro sitio web y nuestra área de facturación y de clientes en u-i-x.com/billing, donde usted se suscribe a Acceasy Meet, solicita y acepta cotizaciones, paga pedidos y cuotas de contratos, y descarga sus facturas.
Dirección: Finca El Barzal, Vereda San Pedro, Junín, Cundinamarca, Colombia · Teléfono: +57 318 463 5156 (WhatsApp) · +1 672 888 2058 · Correo electrónico: info@u-i-x.com
Únicamente recopilamos los datos que necesitamos para atender lo que usted nos solicita.
Citas y consultas. Cuando nos contacta o reserva una cita:
Datos de facturación. Cuando se suscribe, acepta una cotización o paga un pedido:
Su cuenta. Su correo electrónico identifica su cuenta. Para entrar al área de clientes, le enviamos por correo un enlace de un solo uso. Después de su primer pago de Acceasy Meet, creamos su cuenta de Acceasy Meet con su nombre y su correo electrónico.
Cotizaciones, pedidos y contratos. Lo que usted nos cuenta sobre el servicio que necesita —por ejemplo, las páginas de su sitio web y su número de palabras (Acceasy Web), los títulos, la duración y los enlaces de sus videos (Acceasy Player), sus salas y exhibiciones (Acceasy Dive) o los detalles de su evento (Acceasy Live)— y las cotizaciones, contratos y cuotas que resultan, con su estado.
Pagos. El monto, la moneda, la fecha, el estado y la referencia de cada pago, el medio de pago, la tasa de cambio utilizada y los números de sus facturas. En los pagos con tarjeta solo conservamos la franquicia y los últimos cuatro dígitos: los datos completos de su tarjeta van directamente a Wompi y nunca llegan a nuestros servidores. En las transferencias bancarias, Global66 nos informa el monto, la fecha y el nombre del remitente que reporta el banco.
Material de los pedidos de Acceasy Player. Los videos y clips de interpretación que usted carga, o los enlaces que nos da, mediante el enlace de carga que le enviamos después del pago.
Datos técnicos. Su dirección IP, que usamos por poco tiempo para limitar solicitudes repetidas y proteger el servicio contra abusos, y la cookie de sesión descrita en la sección 11 cuando usted entra al área de clientes.
No solicitamos datos personales sensibles (como datos de salud, origen étnico u opiniones políticas).
Esta política se rige por la Ley 1581 de 2012 (Ley General de Protección de Datos Personales), la Ley 1266 de 2008 (Ley de Habeas Data) de la República de Colombia, y sus decretos reglamentarios, en particular el Decreto 1377 de 2013.
El tratamiento de sus datos se realiza con base en su autorización previa, expresa e informada, otorgada al enviar el formulario de contacto o el modal de reserva en nuestro sitio web, o al aceptar la autorización de tratamiento de datos personales al finalizar la compra o al aceptar una cotización.
También tratamos los datos que la ley colombiana nos obliga a conservar, como los de sus facturas electrónicas, para cumplir nuestras obligaciones legales y tributarias.
Sus datos se utilizan exclusivamente para:
No vendemos, arrendamos ni compartimos sus datos con terceros con fines comerciales.
Esto es lo que sucede con el contenido de las reuniones que se realizan en Acceasy Meet:
Nunca registramos si un participante usó la superposición del intérprete o los subtítulos, porque eso podría revelar una discapacidad auditiva, que es un dato sensible.
Solo compartimos sus datos con los proveedores que necesitamos para prestar nuestros servicios, y solo los datos que cada uno necesita:
Algunos de estos proveedores almacenan o tratan datos fuera de Colombia: Hostinger en los Estados Unidos, Hetzner en Alemania y en los Estados Unidos, Global66 a través de su cuenta en los Estados Unidos, Cloudflare en su red global, LiveKit Cloud en su red global (con servidores cercanos a los participantes en Colombia, los Estados Unidos y Europa), y Deepgram y Anthropic en los Estados Unidos.
Realizamos estas transferencias para prestar los servicios que usted contrata con nosotros y con su autorización, como lo permite el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
Citas y consultas: sus datos se conservan únicamente durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad para la que fueron recopilados — generalmente la duración del proceso de cita más un período de seguimiento razonable (máximo 12 meses, salvo que se convierta en cliente). Vencido este período, sus datos serán eliminados o anonimizados.
Clientes: conservamos sus datos de facturación, pedidos, contratos, pagos y facturas mientras usted sea cliente y, después, durante el tiempo que la ley tributaria y comercial colombiana nos exija conservar los registros contables y de facturación.
Material de los pedidos de Acceasy Player: se elimina automáticamente 90 días después de la fecha de entrega, y el material que nunca fue enviado se elimina 30 días después del vencimiento del enlace de carga. Puede solicitarnos que eliminemos su material antes.
Datos de acceso y datos técnicos: los enlaces de acceso vencen a los 30 minutos y las sesiones a los 30 días o cuando usted cierra sesión; los vencidos se eliminan. Las direcciones IP usadas para limitar solicitudes repetidas se eliminan después de aproximadamente un día.
Acceasy Meet: los registros del consentimiento que los participantes otorgan al unirse a una reunión se eliminan después de dos años.
De conformidad con la ley colombiana, usted tiene derecho a:
Para ejercer cualquiera de estos derechos, contáctenos en info@u-i-x.com, por teléfono al +57 318 463 5156 (también por WhatsApp) o al +1 672 888 2058, o por correo postal en Finca El Barzal, Vereda San Pedro, Junín, Cundinamarca, Colombia. Si se trata de un reclamo, incluya su nombre y documento de identidad, la descripción de los hechos, su dirección y los documentos que quiera hacer valer.
Atenderemos su solicitud dentro de los plazos establecidos por la ley: 10 días hábiles para consultas, prorrogables hasta 5 días hábiles más; 15 días hábiles para reclamos, prorrogables hasta 8 días hábiles más. Si necesitamos más tiempo, le informaremos el motivo antes del vencimiento del plazo.
Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables para proteger sus datos contra acceso no autorizado, pérdida o divulgación. Por ejemplo, el área de facturación y de clientes funciona mediante conexiones cifradas (HTTPS), los enlaces de acceso y los identificadores de sesión se guardan solo como resumen criptográfico (hash), y nunca recibimos los datos completos de su tarjeta.
El enlace de carga del material de Acceasy Player es personal: cualquier persona que lo tenga puede usarlo, así que le recomendamos no compartirlo. La comunicación por correo electrónico y WhatsApp está sujeta a las medidas de seguridad de dichas plataformas.
Nuestro sitio web no utiliza cookies de rastreo ni herramientas de analítica de terceros que recopilen datos personales.
El área de facturación y de clientes usa una sola cookie, ms_session, únicamente cuando usted entra al área de clientes. Contiene un identificador de sesión aleatorio que mantiene su sesión abierta. Es estrictamente necesaria, los scripts de la página no pueden leerla, solo se envía mediante HTTPS y solo a u-i-x.com/billing, y dura 30 días o hasta que usted cierre sesión.
El área de facturación y de clientes también recuerda el idioma que usted elige en el almacenamiento local de su navegador, y el widget de lengua de señas de nuestras páginas de producto guarda en su navegador la lengua de señas que usted elige y si ya vio su recorrido guiado. Ninguno de los dos se usa para rastrearlo.
Si paga a través de Wompi, la ventana de pago de Wompi se carga desde Wompi y está sujeta a sus propias políticas. Si algo de esto cambia, esta política será actualizada.
Podemos actualizar esta política. Los cambios serán publicados en esta página con la fecha de actualización correspondiente. Le informaremos los cambios sustanciales antes de que se apliquen, por correo electrónico si usted es cliente.